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Comment gérer le fluage de l'étendue dans la conception Web

Avez-vous déjà consacré votre temps et votre énergie à un projet uniquement pour découvrir vos responsabilités allant bien au-delà des exigences initiales? «Ce n’est pas ce à quoi je me suis inscrit», pensez-vous. «Si seulement je savais dans quoi je m'embarquais.»

Vous avez connu un fluage de la portée, et que vous y rencontriez dans votre vie personnelle ou professionnelle, nous en sommes tous victimes à un moment ou à un autre.

Lorsqu'elle est laissée sans surveillance, la portée de la conception Web, comme dans toute entreprise, provoque du stress et coûte du temps et de l'argent. La solution? Apprenez à identifier et à vous occuper immédiatement des situations potentielles de fluage de la portée. Vous améliorerez la communication avec les clients, maintiendrez vos projets de conception Web sur la bonne voie et pourrez également transformer un problème potentiel de gestion de projet en une nouvelle opportunité commerciale.

Qu'est-ce que Scope Creep?

Le fluage de la portée est un terme de gestion de projet applicable à à peu près n'importe quelle entreprise dans le travail ou la vie. Cela se produit lorsque l'ampleur d'un projet dépasse ou dépasse les limites de ses buts et objectifs d'origine. Il a quelques alias, y compris le fluage de mission et le fluage des exigences.

Caractéristiques du fluage de la portée dans la conception Web

Le fluage de la portée prend de nombreuses apparences différentes en fonction de la nature de votre entreprise et de vos projets. Pour les concepteurs Web, les clients souhaitent souvent ajouter des fonctionnalités supplémentaires à leur demande initiale lorsqu'ils en apprennent à leur sujet auprès de collègues ou lorsqu'ils visitent d'autres sites Web. Certaines des formes courantes de fluage de la portée comprennent:

  • Images fraîches à chaque visite du site
  • Diaporamas d'images illimités
  • Compteurs de pages
  • Copie et contenu Web
  • Pages additionnelles
  • Services de blogs
  • Création et gestion de compte sur les réseaux sociaux
  • Mises à jour périodiques
  • Services de référencement

Ce sont des choses que de nombreux clients peuvent supposer être incluses dans la conception ou la refonte d'un site Web. Bien que ces fonctionnalités et services puissent certainement être proposés à vos clients, faites très attention à ne pas les ajouter au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Au lieu de cela, identifiez chacun d'eux lors des premières discussions avec vos clients. S'ils veulent que ces services soient inclus, ajoutez-les à votre contrat ou accord de projet. Soyez très précis; si vous proposez des mises à jour périodiques du site, à quelle fréquence est-il «périodique»? Plus important encore, indiquez-les comme des articles individuels sur le devis et facturez-les.

Les causes

Bien que le fluage de la portée puisse apparaître sous diverses formes en fonction de l'entreprise et du projet, ces trois causes de fluage de la portée sont communes à toutes les entreprises et industries, y compris la conception de sites Web.

  1. Mauvaise communication entre le concepteur et le client. Un client peut ne pas être en mesure de vous dire clairement ce qu'il veut parce qu'il ne comprend tout simplement pas ce que vous pouvez faire pour lui. Utilisez des questions approfondies pour déterminer les priorités et les objectifs de leur site Web, quel est leur budget et quand ils veulent qu'il soit terminé. Aidez-les à le comprendre en leur montrant votre portfolio (ou au moins quelques autres sites que vous avez conçus), en leur fournissant une gamme de tarifs et en leur donnant une idée du temps qu'il faudrait pour une conception de site Web simple ou plus élaborée. .
  2. Manque d'organisation lors de la réalisation du projet. Le fluage de la portée peut amplifier un projet de conception Web désorganisé car il consomme du temps et des ressources supplémentaires. Savoir exactement ce qui doit être terminé, par qui et quand permet aux concepteurs et aux clients de rester sur la bonne voie.
  3. Absence de contrat ou d'accord détaillé. Il est beaucoup plus facile pour votre client d'ajouter quelques exigences supplémentaires au projet si rien n'a été identifié et accepté dans un contrat ou un accord écrit. Il est beaucoup plus facile pour vous de communiquer les frais pour un travail supplémentaire si vous pouvez souligner que le travail est en dehors des livrables convenus.

Impact du Scope Creep sur les projets de conception Web

Le fluage de la portée a de nombreux résultats négatifs. Une charge de travail accrue peut entraîner un stress pour l'équipe de conception et une diminution de la qualité du travail. Le travail supplémentaire vous éloigne du travail pour d'autres clients ou vous oblige à payer un salaire à un sous-traitant pour effectuer les tâches supplémentaires. Dans certains cas, cela signifie revenir en arrière pour apporter des modifications au travail déjà terminé.

À moins d'être abordé par le concepteur, le fluage de la portée signifie passer plus de temps à faire plus de travail mais ne pas gagner plus d'argent, réduisant ainsi les profits. Il est également plus difficile de respecter les délais des projets, et le stress supplémentaire peut conduire à des relations tendues avec les clients et entre les membres de l'équipe de développement et de conception. Au pire, le fluage de la portée entraîne un échec et un échec du projet.

Comment éviter le fluage de la portée

Une communication, une organisation et une planification claires à chaque phase du projet peuvent réduire considérablement l'impact négatif de la dérive de la portée sur votre prochain projet de conception Web.

  • Définissez des attentes claires avec votre client avant même que le projet ne commence. Les attentes concernant les produits livrables, le calendrier et les dispositions financières doivent être clairement définies avant le début des travaux.
  • Obtenez-le par écrit dans un contrat officiel ou un accord de projet. Incluez autant de détails que possible ici. Les éléments peuvent inclure la conception, le développement, le nombre de pages, le nombre de révisions incluses et toute copie Web ou travail de conception graphique.
  • Identifiez et acceptez une date d'achèvement spécifique pour le projet. Ceci est essentiel car vous pouvez vous y référer si votre client souhaite ajouter plus au projet, en particulier s'il a un calendrier serré et a annoncé la date de lancement d'une nouvelle entreprise ou d'un site Web repensé.
  • Définir, attribuer et planifier les livrables. Utilisez un graphique PERT ou une structure de répartition du travail. Les cartes PERT ont été créées à l'origine par la marine américaine dans les années 1950 pour gérer l'organisation de projets à grande échelle. Un format de graphique WBS fournit un aperçu de haut niveau des tâches et des livrables du projet. Ils sont tous deux utiles pour créer des représentations visuelles de votre projet de conception Web et aider à identifier chaque tâche à terminer.
  • Définissez une tolérance de fluage de la portée. Prévoyez quelques extras à intégrer à votre projet et tenez-en compte dans votre budget et votre calendrier. Faites attention cependant, car il s'agit souvent d'une collection de petites demandes de clients de conception Web qui peuvent s'ajouter à une expérience douloureuse de fluage de la portée.

Fluage de la portée ou opportunité commerciale?

Le fluage de la portée n'est pas toujours une mauvaise chose. Élargir la portée d'un projet signifie plus de travail, mais cela peut également signifier une autre opportunité commerciale. Encore une fois, communiquez clairement avec votre client. Faites-leur savoir si vous pouvez répondre à leurs demandes et comment la satisfaction des demandes aura un impact sur le budget et la date limite du projet.

Dites quelque chose du genre «Cela semble intéressant. J'adorerais aider. Maintenant, si vous pouvez simplement me donner quelques détails supplémentaires, je serai heureux d'élaborer un budget et un calendrier révisés. " N'oubliez pas de prendre en compte l'effet que la prise en charge de ce nouveau travail aura sur vos autres clients et projets, en particulier si vous êtes un petit magasin de design.

Prenez le temps d'évaluer votre dernier projet de conception. Votre client a-t-il des demandes que vous avez simplement remplies dans le cadre du contrat initial? Si oui, quel effet cela a-t-il eu sur l'échéance du projet et votre profit? Une fois que vous vous serez familiarisé avec l'identification des scénarios de fluage de portée typiques, il deviendra plus facile de les gérer, de les transformer en opportunités commerciales ou de les éviter complètement.

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